Văn phòng giao dịch là nơi nhân viên công ty thực hiện các giao tiếp với khách hàng. Vì thế thiết kế văn phòng giao dịch cần thể hiện được sự thân thiện, lịch sự và chuyên nghiệp. Các chi tiết trong văn phòng giao dịch được bố trí hài hòa, khéo léo, thể hiện được thương hiệu công ty. Để đáp ứng được những yêu cầu này, đơn vị thiết kế và thi công cần có trình độ cao cùng kinh nghiệm thực hiện. Và theo các bí quyết của họ, thiết kế không gian giao dịch nên đảm bảo những yếu tố sau đây.
Thiết kế khu vực giao dịch
Khu vực quầy giao dịch là không gian trọng điểm tại văn phòng giao dịch. Nơi đây cần được thiết kế chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu quả làm việc cho nhân viên. Đồng thời thiết kế lịch sự, đẹp đẽ và tiện lợi, nhằm đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Thiết kế không gian quầy giao dịch
Thiết kế quầy rộng rãi và thông thoáng, tạo không gian thực hiện giao dịch. Bên trong khu vực nhân viên bố trí khéo léo, trang bị đầy đủ những thiết bị hỗ trợ công việc. Trên bàn giao dịch để gọn gàng, sắp xếp bút và giấy tờ phục vụ cho quá trình giao dịch nếu cần thiết. Ngoài ra đặt thêm một số brochure, tờ rơi quảng bá thông tin về doanh nghiệp, dịch vụ và sản phẩm. Để làm đẹp cho khu vực giao dịch, công ty có thể đặt một bình hoa hoặc chậu cây cảnh nhỏ.
Thiết kế khu vực giao dịch
Trên những bức tường phía sau lưng nhân viên có thể trang trí bằng logo, slogan của công ty. Đây là cách giúp khách hàng nhận diện thương hiệu về doanh nghiệp. Thông qua phương pháp bố trí này, doanh nghiệp sẽ quảng bá rộng rãi hình ảnh, thương hiệu của mình.
Những cách thiết kế quầy giao dịch
Hiện nay có rất nhiều cách để thiết kế khu quầy giao dịch. Các doanh nghiệp thường lựa chọn giữa phong cách truyền thống cùng sáng tạo.
- Thiết kế quầy giao dịch phong cách truyền thống: sử dụng vách ngăn kính. Đây là cách đảm bảo sự riêng tư cho nhân viên, cũng như bảo mật hơn cho khách hàng khi giao dịch. Trên mỗi quầy giao dịch sẽ được đánh số thứ tự để quá trình giao dịch diễn ra nhanh hơn, đúng trật tự hơn.
- Thiết kế quầy giao dịch phong cách sáng tạo: thường sử dụng những bục tách biệt. Nhân viên và khách hàng thường đứng để tư vấn, trao đổi thay vì ngồi. Như vậy mỗi khách hàng và nhân viên sẽ có những không gian trao đổi riêng tư hơn, bảo mật hơn. Tuy nhiên phương pháp này yêu cầu thiết kế văn phòng giao dịch rộng lớn.
Có nhiều cách thiết kế văn phòng giao dịch
Thiết kế khu vực chờ trong văn phòng giao dịch
Thiết kế tạo sự thoải mái cho khách
Vậy nên doanh nghiệp cần bố trí những băng ghế chờ tạo sự thoải mái cho khách. Đó có thể là những chiếc ghế mềm êm ái hoặc sofa rộng rãi. Những chiếc ghế được bố trí độc đáo, mới lạ để tạo sự thư giãn cho khách hàng. Nếu có thể, hãy đặt một bàn nhỏ, đặt trên đó tách trà, đĩa kẹo để khách hàng có thể thưởng thức trong thời gian chờ đợi.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đặt một vài kệ nhỏ đựng sách, báo, tạp chí ở khu vực chờ. Như vậy khách hàng có thể giải trí trong thời gian chờ đợi. Những tạp chí này có thể liên quan đến doanh nghiệp, giúp quảng bá hình ảnh thương hiệu rộng rãi hơn. Khách hàng cũng có thể hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, để tin tưởng và hài lòng hơn.
Thiết kế khu vực chờ
Đảm bảo yếu tố dễ quan sát và lắng nghe
Thiết kế tạo sự riêng tư cho khách vào văn phòng giao dịch
Mặt khác, do vấn đề dịch Covid-19, các doanh nghiệp có thể tính toán đến việc tạo không gian riêng cho khách hàng. Ví dụ như dùng những vách ngăn hoặc giãn cách các chiếc ghế chờ. Phương pháp này có thể giúp khách hàng cảm thấy an toàn hơn. Bên cạnh đó, họ sẽ thấy riêng tư, thoải mái hơn trong quá trình chờ đợi. Hoặc sử dụng các bức tường kính, tách biệt với khu vực quầy giao dịch để giúp khách chờ không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn.
Yếu tố màu sắc và ánh sáng
Màu sắc chủ đạo ở văn phòng giao dịch nên là màu bộ nhận diện thương hiệu của công ty. Cách thiết kế này giới thiệu và quảng bá thương hiệu đến khách hàng mạnh mẽ nhất. Đồng thời cần kết hợp với những màu sắc phù hợp để tạo nên sự hài hòa cho văn phòng giao dịch.
Văn phòng giao dịch là nơi tiếp đón các vị khách và thực hiện những công việc quan trọng. Vậy nên cách sử dụng màu sắc cần thanh lịch, nhã nhặn. Doanh nghiệp không nên phối màu quá cá tính, phá cách.
Cung cấp đầy đủ ánh sáng
Hệ thống chiếu sáng rất quan trọng trong văn phòng giao dịch. Văn phòng nên có độ sáng rõ ràng và đầy đủ để tạo ấn tượng tốt cho khách hàng. Hệ thống chiếu sáng cũng đóng góp vào sự thuận lợi của quá trình giao dịch. Nhờ làm việc dưới ánh sáng đầy đủ, cuộc giao dịch nhanh chóng và thành công hơn.
Ánh sáng ở khu vực quầy giao dịch nên có cường độ 600 – 700lux. Mức độ này phù hợp để kích thích sự tỉnh táo và tập trung. Nên sử dụng các loại đèn chiếu sáng có quang thông cao, góc chiếu hẹp. Ở khu vực chờ sử dụng đèn có cường độ ánh sáng 300 – 500lux. Đây là chỉ số tạo sự thoải mái và thư giãn cho khách hàng.
Thiết kế các không gian phụ trợ của văn phòng giao dịch
Ngoài những khu vực trên, văn phòng giao dịch còn có một số không gian phụ trợ khác. Ví dụ như là quầy lễ tân để hướng dẫn các vị khách bước vào quá trình giao dịch. Hoặc là quầy tiếp nhận thông tin để khách hiểu rõ hơn về công ty. Một số doanh nghiệp phối hợp với quầy cà phê để giúp khách hàng có thể giải khát. Những khu vực này được thiết kế tinh tế, thân thiện để thu hút khách hàng.
