Bố trí bàn ghế hội trường khéo léo, hợp lý là một trong những yếu tố góp phần quan trọng cho sự thành công của hội nghị, sự kiện. Nhờ bố trí nội thất khoa học và phù hợp với đặc điểm sự kiện, người tham gia cảm thấy thoải mái, dễ chịu. Nhờ vậy buổi hội nghị, hội thảo diễn ra suôn sẻ, thuận lợi hơn. Từ đó, người tham gia sẽ có đánh giá cao hơn về đơn vị tổ chức. Dưới đây là những cách bố trí nội thất hội trường phổ biến và hiệu quả nhất.
Cách sắp xếp ghế hội trường theo kiểu lớp học
Thiết kế hội trường phong cách lớp học tương tự một lớp học phổ thông. Như vậy, mỗi người tham gia hội nghị sẽ được hỗ trợ bàn làm việc để ghi chép, hoặc đặt máy tính xách tay trên đấy. Đôi khi những thành viên của buổi hội nghị có thể trực tiếp dùng bữa.Vì thế, phương pháp bố trí hội trường lớp học thích hợp cho những hội nghị chuyên đào tạo và giảng dạy.
Cách thiết kế hội trường phong cách lớp học là giải pháp lý tưởng để tạo sự thoải mái cho những cuộc họp dài. Mỗi khách mời sẽ có không gian thoải mái để làm việc và sử dụng những đồ dùng cần thiết. Với cách sắp xếp này, mỗi bàn sẽ có khoảng cách 0,9 – 1m. Mỗi người sẽ có khoảng không gian riêng từ 50 – 60cm.
Kiểu lớp học
Ưu điểm của phương pháp bố trí hội trường kiểu lớp học là người chủ trì sẽ quan sát được tất cả những người tham gia. Sức chứa của không gian phòng hội nghị sẽ nhiều hơn. Tuy nhiên nhược điểm là dẫn đến nguy cơ tương tác ít. Hơn nữa nếu không sắp xếp khéo léo thì người sau chỉ nhìn thấy lưng người trước. Đồng thời, nếu không phân phối khoa học và tạo khoảng cách thích hợp, mọi người sẽ bị dồn ép trong một chiếc bàn, tạo cảm giác khó chịu khi tham gia hội nghị.
Cách bố trí nội thất hội trường phong cách nhà hát
Đây là một trong những cách thiết kế hội trường thông dụng nhất. Mọi chỗ ngồi trong hội trường đối diện với sân khâu, không có bàn kèm theo, bàn hội trường chỉ sắp xếp cho các đại biểu ở hàng đầu tiên. Cách sắp xếp hội trường phong cách nhà hát phù hợp với những sự kiện mà người tham dự là khán giả, lắng nghe nội dung sự kiện. Cách sắp xếp này không phù hợp với các sự kiện đi kèm ăn uống hoặc ghi chép.
Bố trí bàn ghế hội trường theo kiểu nhà hát
Mặc dù cách sắp xếp này có ưu điểm là phù hợp có nhiều sự kiện đông người, nhưng có nhược điểm là không có mặt bằng để ghi chép. Tính tương tác của phương pháp bố trí này tương đối kém.
Sắp xếp ghế hội trường theo kiểu chữ U
Đây là cách sắp xếp thường được áp dụng cho những cuộc họp, hội nghị quy mô vừa và nhỏ. Trong hội nghị này, sẽ có 1 người đứng phát biểu ý kiến trên sân khấu. Cách thiết kế nội thất hội trường này giúp khách mời tập trung sự chú ý vào sân khấu.
Tuy nhiên không nên sắp xếp kiểu chữ U cho những hội nghị nhiều hơn 25 người. Nguyên nhân là do, nếu quá nhiều người tham gia thì phần chữ U sẽ trở nên quá dài, thiếu cân đối. Trong trường hợp này, ban tổ chức nên kết hợp với bàn hình chữ I, được sắp sau bàn hình chữ U.
Sắp xếp ghế hội trường theo kiểu chữ U
Ưu điểm của hội trường hình chữ U chính là tạo không gian làm việc tốt. Những người tham gia hội nghị dễ dàng tương tác với nhau. Cách sắp xếp này rất tiện lợi cho quá trình nghe – nhìn trong hội nghị.
Bố trí bàn ghế trong nội thất hội trường kiểu Conference
Kiểu bố trí Conference phù hợp cho những cuộc họp hội đồng quản trị, cuộc họp ủy ban hoặc buổi thảo luận. Ở chính giữa hội trường sử dụng một bàn họp cỡ lớn và ghế ngồi được xếp quanh chiếc bàn. Có thể có nhiều dãy ghế khác nhau được sử dụng trong phòng.
Bố trí bàn ghế trong nội thất hội trường kiểu Conference
Cách sắp xếp này phù hợp với những cuộc họp ít người lẫn nhiều người. Ưu điểm là tạo bầu không khí làm việc hiệu quả. Mọi người có thể tương tác với nhau. Tuy nhiên đây là cách bố trí không phù hợp cho những buổi họp có diễn giả. Người tham gia cuộc họp khó theo dõi bài thuyết trình nghe nhìn.
Bố trí bàn ghế hội trường theo kiểu bàn tròn
Cách sắp xếp kiểu bàn tròn trong hội trường phù hợp với những bữa tiệc, gala, … Trong hội trường có nhiều bàn tròn khác nhau, mỗi bàn dành cho 6 – 10 người. Đôi khi ban tổ chức dùng bàn hình bán nguyệt để người tham dự có thể hướng mặt về sân khâu hoặc diễn giả.
Bố trí bàn ghế hội trường theo kiểu bàn tròn
Cách bố trí này phù hợp với những buổi hội thảo bao gồm ăn uống. Mọi người có thể dùng bữa thuận tiện hơn. Đội ngũ hậu cần phục vụ dễ dàng hơn. Khách mời có thể tương tác dễ dàng với nhau. Tuy nhiên nhược điểm của cách bố trí này là tốn nhiều diện tích.
