Việc nắm rõ tiêu chuẩn thiết kế phòng họp giúp doanh nghiệp, công ty có thể tự tin xây dựng được không gian phòng họp hiện đại, đẹp và chuyên nghiệp. Cùng Work Wonders tìm hiểu thông tin cần thiết về các tiêu chuẩn thiết kế phòng họp quan trọng nhất.
Tầm quan trọng của phòng họp công ty
Phòng họp được xem là một phần không gian có vai trò đặc biệt quan trọng ở mỗi công ty. Đây là phòng không thể thiếu trong văn phòng của bất cứ công ty, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào. Đây là nơi diễn ra những cuộc họp quan trọng của công ty. Điển hình như các buổi lễ, các buổi hội nghị, các buổi báo cáo, tổng kết, lên kế hoạch và triển khai kế hoạch,…
Tại các buổi lễ này có sự tham gia của những người trong nội bộ một cơ quan, doanh nghiệp hoặc những người có chức trách. Hoặc phòng họp cũng là nơi diễn ra những cuộc họp, đón tiếp khách hàng, đối tác.
10 tiêu chuẩn trong thiết kế phòng họp hiện đại
Thiết kế phòng họp hiện đại là một khâu, khu vực trong thiết kế văn phòng hiện đại. Yêu cầu đặt ra là phải đảm bảo các tiêu chuẩn về diện tích phòng họp, vị trí, hướng, cửa ra vào, chiều cao, nội thất, âm thanh, ánh sáng, cách âm, cách trang trí, phong thủy,… Mục tiêu thiết kế là để hướng tới một không gian phòng họp sang trọng, hiện đại, chuyên nghiệp, nghiêm túc.
Tiêu chuẩn thiết kế diện tích phòng họp
Tiêu chuẩn diện tích phòng họp là một yếu tố rất quan trọng trong thiết kế phòng họp hiện đại. Diện tích phòng họp lớn hay nhỏ còn tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, số lượng nhân sự mỗi cơ quan, tổ chức doanh nghiệp. Nếu văn phòng có ít người, diện tích tổng thể không lớn thì thiết kế phòng họp nhỏ. Nếu công ty có nhiều người tham dự cuộc họp, cần tạo phòng họp lớn.
Diện tích phòng họp đáp ứng nhu cầu số lượng nhân sự
Về cơ bản chúng ta có 3 loại phòng họp được phân theo diện tích:
- Phòng họp nhỏ
- Phòng họp vừa
- Phòng họp lớn
Dưới đây là các tiêu chuẩn diện tích, sức chứa tối đa. Cụ thể bạn tham khảo tiêu chuẩn diện tích phòng họp như sau:
| Loại phòng họp | Tiêu chuẩn diện tích | Tiêu chuẩn số người |
| Phòng họp nhỏ | Tối thiểu là 20m2 | 10 – 20 người |
| Phòng họp vừa | Tối thiểu là 40m2 | 20 – 50 người |
| Phòng họp lớn | Tối thiểu 0,8m2/người | 50 – 200 người |
Tiêu chuẩn về vị trí đặt phòng họp
Không gian trong phòng họp có thể tác động lớn đến cảm xúc các thành viên trong cuộc họp. Thiết kế hiệu quả sẽ giúp khơi gợi cảm hứng cho họ, nâng cao hiệu quả cuộc họp. Do đó, khi thiết kế phòng họp, cần bố trí phòng họp theo những tiêu chuẩn về vị trí trong không gian của công ty, doanh nghiệp. Ngoài ra cũng cân nhắc về vấn đề phong thủy và sự hợp lý khi sử dụng.
Thoáng đãng, nhiều ánh sáng tự nhiên
Phòng họp nên ở khu vực tách biệt, để tạo sự riêng tư và bảo mật thông tin. Cửa phòng có hướng gần không gian văn phòng làm việc. C có lối đi rộng rãi từ phòng họp tới các khu vực khác, nhằm thuận tiện cho việc đi lại giữa các phòng ban, bộ phận chức năng.
Đảm bảo yên tĩnh, không gian riêng
Đảm bảo phòng họp công ty không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn của các phòng ban khác. Đồng thời cũng cần đảm bảo tiếng ồn và những hoạt động từ phòng họp không làm ảnh hưởng tới bộ phận khác. Thường các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp quy mô lớn hay bố trí phòng họp ở tầng riêng ít người qua lại để tiếng ồn không ảnh hưởng tới cuộc họp.
Với các công ty có 1 mặt sàn thì phòng họp được bố trí giữa hoặc cuối văn phòng. Đồng thời tạo sự tách biệt khỏi không gian làm việc. Từ đó giúp giảm thiểu tối đa tiếng ồn từ khu làm việc, lại có không gian riêng để thảo luận.
Không nên bố trí phòng họp ở tầng quá cao hoặc quá thấp
Không nên bố trí phòng họp ở tầng quá cao hoặc quá thấp, cách xa khu làm việc. Cách bố trí này làm tốn thời gian di chuyển, tạo ra cảm giác thiếu chuyên nghiệp. Nên đặt phòng họp ở vị trí trung tâm tòa nhà. Nếu doanh nghiệp, công ty hay tổ chức họp, làm việc với các khách hàng đối tác thì nên bố trí phòng họp ở vị trí dễ tìm kiếm, dễ tiếp cận.
Phòng họp tròn sang trọng và cao cấp
Tiêu chuẩn cửa ra vào phòng họp
Phần cửa ra vào của phòng họp cũng ảnh hướng lớn đến không gian họp và cần bố trí sao cho phù hợp với diện tích của phòng
- Phòng họp có diện tích dưới 20m2 thì chỉ cần thiết kế một cửa ra vào.
- Phòng họp có diện tích lớn hơn 20m2 thì nên được thiết kế 2 cửa ra vào để tiện cho việc đi lại. Trong đó có một cửa là cửa chính còn một cửa là cửa phụ để đáp ứng thêm như cầu ra vào của mọi người khi tham gia cuộc họp.
Ngoài ra, thiết kế cửa ra vào phòng họp rộng để việc đi lại được thoải mái. Có thể dùng thêm rèm che hoặc dùng kính dán mờ để tạo sự ngăn cách với không gian bên ngoài. Đây là phương pháp giúp phòng đỡ ngột ngạt vừa giúp không bị ảnh hưởng bởi bên ngoài. Hơn nữa còn tạo nên sự tập trung cho các thành viên trong cuộc họp.
Tiêu chuẩn chiều cao phòng họp
Phòng họp nên có chiều cao là 3m để đảm bảo độ cao ráo, thông thoáng. Với những văn phòng có chiều cao trần không cho phép thì chiều cao phòng họp là chiều cao tối đa của trần nhà, nhằm đảm bảo chiều cao cao nhất cho phòng họp.
Tiêu chuẩn thiết kế nội thất phòng họp
Trong nội thất phòng họp thường có đồ nội thất cơ bản như: bàn họp, ghế ngồi họp, bục phát biểu, loa, mic, tủ đựng tài liệu,… phục vụ tối thiểu cho các cuộc họp.
Nội thất phòng họp cần:
- Tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu, tạo hiệu quả cao trong các cuộc họp.
- Đảm bảo đồng bộ, thống nhất. Thể hiện được sự nghiêm túc, sang trọng, chuyên nghiệp của phòng họp.
- Nội thất phòng họp cần thể hiện được thương hiệu, uy tín, bộ mặt công ty, tổ chức trong mắt khách hàng đối tác.
- Đúng mục đích sử dụng.
Ví dụ như cuộc họp có sự tham gia của lãnh đạo công ty hoặc đối tác quan trong thì thiết kế nội thất phòng họp, bố trí phòng họp cần sang trọng, cao cấp. Thể hiện được thương hiệu của công ty, tổ chức, doanh nghiệp.
Phòng họp có diện tích đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp
Gợi ý tiêu chuẩn nội thất phòng họp
Kiểu dáng nội thất
Tùy theo lượng người tham gia họp để chọn lựa kiểu dáng nội thất sao cho phù hợp với diện tích phòng họp, mục đích sử dụng mà lựa chọn bàn, ghế có kiểu dáng phù hợp. Tuy nhiên, nên chọn một phong cách thiết kế để dễ bài trí và sắp xếp.
Chọn bàn phòng họp có kiểu dáng phù hợp. Theo phong thủy thì nên chọn kiểu bàn hình oval, hình tròn, hình bầu dục. Hoặc có thể chọn bàn với đường uốn lượn mềm mại. Đây là những kiểu dáng mang ý nghĩa quy tụ sự may mắn, tài lộc. Trường hợp phải dùng bàn họp chữ nhật thì nên có bo viền ở 4 góc để không có sát khí tại 4 góc.
Chọn ghế ngồi họp đồng bộ với bàn họp. Ưu tiên loại có kiểu dáng đơn giản, nhỏ gọn. Chúng giúp tiết kiệm diện tích, cần tương thích giữa bàn và ghế. Công ty nên chọn chất liệu nệm bọc da hoặc lưới cho ghế ngồi. Về màu sắc có thể căn cứ vào bàn họp để chọn màu.
Những loại ghế hay được dùng là ghế màu đen, ghế chân gỗ hoặc ghế xoay chân. Dù nhiều lựa chọn thì bạn cũng chỉ nên chọn một loại cho phòng họp để thể hiện tính chuyên nghiệp, đồng bộ.
Phong cách nội thất
Tùy theo quy mô và phong cách thiết kế nội thất văn phòng của doanh nghiệp mà chọn phong cách phù hợp cho phòng họp. Thiết bị nội thất trong phòng cũng có cách bố trí và phong cách đồng bộ cùng văn phòng.
Kích thước thiết bị nội thất
Các thiết bị nội thất, điển hình là bàn họp cần có kích thước tương ứng với lượng người thường xuyên tham dự cuộc họp. Đồng thời bàn ghế phải đạt kích thước tiêu chuẩn, phù hợp với không gian phòng họp hội nghị.
Chất liệu nội thất
Nên làm bằng gỗ tự nhiên cao cấp, có kiểu dáng sang trọng, hiện đại, màu sắc thể hiện sự đẳng cấp, tinh tế như màu đỏ sẫm, nâu trầm,…Ở đây ta nói là nên chọn gỗ tự nhiên nhưng gỗ công nghiệp cao cấp cũng là một lựa chọn cho những văn phòng hiện đại.
Màu sắc nội thất
Màu sắc nhẹ nhàng, gần gũi tạo cảm giác nghiêm túc, không làm người họp phân tâm, tạo cảm giác thoải mái, phải hài hòa với không gian tổng thể. Nhưng chỉ nên lựa chọn đồng bộ 1 mẫu màu để tạo nên sự chuyên nghiệp.
Cách bố trí nội thất
Nên bố trí thêm một số ghế đơn ở góc phòng để phục vụ những khách mời, nhân viên hoặc những người không trực tiếp tham gia cuộc họp. Vị trí của người chủ trì cuộc họp nên được thiết kế tựa lưng vào tường, hướng ra ngoài cửa phòng để tạo ra tầm nhìn bao quát toàn bộ hoạt động trong phòng. Không nên bố trí bàn ghế theo kiểu hai bên song song với nhau hoặc bàn ghế của người chủ trì cuộc họp được tách biệt.
Kích thước tiêu chuẩn:
- Bàn họp nên cao 70 – 76cm.
- Ghế cao 40 – 44cm.
- Khoảng cách giữa bàn và ghế là 28 – 32cm.
- Khoảng cách từ mặt đất đến gầm bàn là trên 52cm.
- Chiều dài mặt ghế là 48 – 60cm.
- Mỗi ngăn tủ đựng tài liệu nên cao trên 22cm.
Tiêu chuẩn thiết kế âm thanh, ánh sáng phòng họp
Nhằm giúp cho các cuộc họp đạt kết quả cao, phòng họp cần được đầu tư các thiết bị ánh sáng, âm thanh như: đèn chiếu sáng, máy chiếu, loa, mic,…
Các thiết bị âm thanh, ánh sáng này cũng cần phải tuân thủ theo những tiêu chuẩn nhất định trong thiết kế phòng họp
Tiêu chuẩn ánh sáng
Việc bố trí hệ thống máy chiếu, màn chiếu hoặc màn hình có kích thước lớn có dây nối với máy tính. Hệ thống ánh sáng phải được bố trí vừa đủ với chiết áp, hoặc tắt ánh sáng để có thể giảm ánh sáng khi các thành viên xem tài liệu trên màn hình, máy chiếu và bật sáng hoặc tăng ánh sáng khi họ muốn đọc tài liệu. Nếu phòng họp có nhiều cửa sổ, vách kính thì nên sử dụng rèm che để tránh lọt ánh sáng từ ngoài, tránh gây mất tập trung cho các thành viên trong cuộc họp.
Tận dụng ánh sáng tự nhiên là 1 xu hướng hiện nay là thiết kế phòng họp không gian mở nhằm tận dụng tối đa nguồn ánh sáng tự nhiên, với nhiều ô cửa kính có thể nhận được ánh sáng tự nhiên. Điều này sẽ kết hợp hài hòa giữa ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo để chỗ nào cũng có ánh sáng mà không chói quá hoặc mờ quá, tạo nên sự thông thoáng, rộng rãi cho không gian.
Thiết bị âm thanh
Hệ thống âm thanh là các loa nhỏ thường được bố trí ở phía trước hoặc phía sau (dưới góc) phòng họp, hoặc có thể bố trí ở các góc trên phòng họp để ai cũng có thể nghe thấy. Hệ thống âm thanh cần đảm bảo độ chân thực và sự rõ ràng. Chú ý khoảng cách từ vị trí đặt âm thanh cho đến vị trí ngồi của nhân viên, khoảng cách giữa các thiết bị âm thanh với nhau, khoảng cách so với tường hợp lý. Có hệ thống tiêu âm, tránh gây tiếng vang trong phòng họp.
Tiêu chuẩn về cách âm phòng họp, tiêu âm văn phòng
Như đã đề cập ở trên, phòng họp cơ quan là nơi diễn ra những cuộc họp quan trọng, ảnh hưởng đến các công việc của công ty, là nơi trao đổi các thông tin quan trọng, có tính bảo mật cao.
Là không gian trao đổi công việc, nên việc giảm thiểu độ ồn, độ vọng của âm thanh khi trao đổi là điều rất cần thiết. Việc thiết kế hệ thống tiêu âm, giúp việc trao đổi nhẹ nhàng và có tính xây dựng cao khi những người trao đổi không bị cảm giác ồn ào, không tiếp nhận đầy đủ nội dung cuộc họp.
Đảm bảo khả năng cách âm cho phòng họp
Cách âm phòng họp là giải pháp để bảo vệ không gian phòng họp khỏi ảnh hưởng của tiếng ồn bên ngoài hoặc âm thanh bị lọt ra, làm giảm âm trong khán phòng, ảnh hưởng đến người nghe trong cuộc họp.
Có thể thiết kế phòng họp bằng cách dùng các vật liệu cách âm, chống ồn như: trần thạch cao, vách ngăn cách âm bằng bông thủy tinh, cao su non, cách âm cho sàn, cách âm cho trần, cách âm cho tường,…
Tiêu chuẩn về thông gió phòng họp
Thiết kế phòng họp cần phải đảm bảo sự thông thoáng, thoáng đãng nhất. Vì vậy cần bố trí quạt thông gió hoặc hệ thống điều hòa sao cho hợp lý.
Ngoài ra thiết kế phòng họp theo kiểu kiến trúc mở cũng đang là cách giảm bớt cảm giác bí bách, ngột ngạt, khó chịu của người tham gia cuộc họp.
Trang trí phòng họp
Trang trí phòng họp theo các tiêu chuẩn thiết kế sao cho đảm bảo giá trị thẩm mỹ nhưng cần hài hòa, thống nhất với phong cách thiết kế tổng thể của văn phòng.
Để trang trí phòng họp đẹp cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Chọn thiết bị nội thất thẩm mỹ cao.
- Trang trí phòng họp bằng cây xanh.
- Trang trí phòng họp bằng tranh ảnh nghệ thuật, tranh phong cảnh, bằng khen,…
- Sử dụng rèm trang trí.
Thông thường thì không gian phòng họp không yêu cầu quá cao trong việc trang trí nhưng lại có yêu cầu cao về sự đồng bộ, tỷ mỉ, tinh tế và độ thẩm mỹ.
Điều này nhằm tạo nên một không gian sang trọng, tinh tế. Nâng cao sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp tới khách hàng, đối tác.
Phong thủy phòng họp
Phòng họp là nơi để các thành viên đưa ra ý tưởng, kế hoạch, quyết định, đường lối phát triển của công ty, doanh nghiệp. Và là nơi đàm phán với đối tác nên cần phải chú ý đến các yếu tố về mặt phong thủy.
Yếu tố phong thủy thể hiện từ việc chọn, sắp xếp đồ nội thất đến đồ trang trí.
- Đồ nội thất: Nên chọn kiểu dáng bàn họp có hình tròn, oval với các đường cong uốn lượn mềm mại không những mang lại sự sang trọng, nghiêm túc mà còn mang ý nghĩa hội tụ tài lộc, giảm sát khí đem tới may mắn cho công ty, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tuyệt đối không đặt bàn phòng họp dưới dầm xà ngang.
- Đồ trang trí: Nên sử dụng những chậu cây cảnh xanh tươi, các cây phong thủy, các vật phong thủy như: kim tiền, kim ngân, cau phú quý,… tăng thêm sức sống, giảm căng thẳng trong mỗi cuộc họp, mang đến may mắn cho doanh nghiệp.
Lưu ý thiết kế phòng họp đẹp và chuyên nghiệp
Để thiết kế không gian phòng họp đẹp, chuyên nghiệp bạn cần lưu ý các vấn đề:
Phù hợp diện tích không gian và số lượng nhân sự
Định hướng phong cách thiết kế phòng họp cần dựa trên diện tích văn phòng. Ngoài ra, quy mô nhân sự tham gia cuộc họp cũng cần được chú ý. Phòng họp nhỏ thì thiết kế đơn giản, tạo cảm giác thoáng đãng. Phòng họp lớn thì có thể thiết kế theo nhiều phong cách khác nhau, từ đơn giản, sang trọng đến hiện đại, đẳng cấp.
Nếu công ty, tổ chức không thường xuyên tổ chức cuộc họp mà sử dụng một khoảng diện tích, chi phí cố định hàng tháng cho phòng họp thì sẽ dễ dẫn tới việc gây lãng phí, tốn kém. Đối với trường hợp này, bạn nên lựa chọn thuê phòng họp theo giờ là tối ưu hơn cả. Ngoài ra, sử dụng dạng phòng họp trực tuyến cũng là một giải pháp mang lại hiệu quả cao.
Tạo điểm nhấn
Thiết kế theo thương hiệu giúp quảng bá hình ảnh công ty, tạo được ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác làm ăn. Trong phòng họp nên có những điểm nhấn đặc biệt và mới lạ để gây sự chú ý và dễ nhớ cho các vị khách.
Vừa đảm bảo công năng sử dụng vừa có độ thẩm mỹ cao
Phòng họp phải hỗ trợ tố và giúp buổi họp diễn ra thuận lợi, thành công nhất. Những mục đích sử dụng cần được đảm bảo. Ngoài ra, phòng họp cần phải có tính thẩm mỹ để tạo nên vẻ đẹp, sang trọng cho không gian, thể hiện trong các cách lựa chọn nội thất, các cách bài trí, các cách phối màu,… hướng đến một tổng thể được hài hòa, cân xứng
Tạo tâm lý thoải mái cho người tham dự cuộc họp
Để cuộc họp đạt được chất lượng tốt nhất, các thành viên cần nêu ra ý tưởng sáng tạo, đề ra kế hoạch phát triển,… Vì thế, để tâm trạng nhân viên ổn định, thiết kế phòng họp cần thông thoáng, dễ chịu và thoải mái. Từ đó có thể tạo ra môi trường làm việc hoàn hảo, đạt hiệu quả cao.
Hình ảnh phòng họp đẹp, hiện đại
Hình ảnh phòng họp sang trọng
Phòng họp sang trọng
Thiết kế đơn giản nhưng đẳng cấp
Hình ảnh phòng họp hiện đại
Những phòng họp có thiết kế hiện đại sử dụng các loại thiết bị nội thất đơn giản. Cách trang trí không cầu kỳ, nhiều chi tiết. Tuy nhiên trong thiết kế có nhiều chi tiết tạo điểm nhấn để làm không gian trở nên đặc sắc.
Phòng họp hiện đại
Thiết kế phòng họp ánh sáng tự nhiên
Thiết kế các phòng họp nên tận dụng ánh sáng tự nhiên nếu có thể. Ánh sáng tự nhiên tạo cảm giác ấm áp dễ chịu cho các thành viên. Đồng thời ánh sáng tự nhiên có thể làm cuộc họp diễn ra thuận lợi. Tuy nhiên, không nên quá lạm dụng mà phải kết hợp với hệ thống chiếu sáng nhân tạo. Những bộ đèn sáng sẽ làm không gian trở nên sáng sủa và mát mẻ hơn.
Phòng họp tận dụng ánh sáng tự nhiên
Lắp đặt cửa sổ trong phòng họp
Phòng họp có nhiều tường kính xung quanh
Phòng họp được thiết kế với hệ thống cửa kính ở hai bên . Tác dụng của chúng là để tăng kết nối với không gian bên ngoài. Mô hình này mang tới sự thông thoáng và dễ chịu cho nhân viên. Tuy nhiên để tránh nắng, cần bố trí thêm rèm cửa.
Phòng họp thiết kế không gian xanh
Phòng họp sang trọng có diện tích nhỏ và sử dụng cây xanh trang trí
Nhiều công ty thường đặt một số chậu cây cảnh trong phòng họp. Cây xanh sẽ đem lại sự thư thái, dễ chịu cho những người tham gia cuộc họp. Mô hình này có thể áp dụng cho nhiều kiểu phòng họp khác nhau. Từ không gian diện tích nhỏ đến rộng lớn, khép kín hoặc không gian mở đều thích hợp.
Mẫu phòng họp không gian mở
Phòng họp không gian mở
Ngày nay có nhiều công ty áp dụng mô hình phòng họp không gian mở. Tại những không gian này, nơi họp hành sẽ được bố trí chung với các khu vực làm việc khác.
Phòng họp phong cách đơn giản, sáng tạo
Những phòng họp phong cách sáng tạo sẽ khá phá cách và cá tính. Đôi khi bạn tìm thấy những yếu tố mới và lạ trong thiết kế phòng họp đơn giản, sáng tạo.
Thiết kế phòng họp hiện đại, đơn giản
Phòng họp phong cách cao cấp, sang trọng
Phòng họp tròn sang trọng và cao cấp
Phòng họp sang trọng bao gồm những thiết bị nội thất cao cấp, quý phái. Mẫu phòng họp này khẳng định vị thế và quy mô của những tập đoàn lớn tiếng tăm.
Đa phần các tập đoàn lớn hay chọn phong cách tân cổ điển, cổ điển cho phòng họp sang trọng. Tuy nhiên cũng có thể áp dụng các thiết kế hiện đại cho phòng họp sang trọng. Bạn nên chọn loại thiết bị cao cấp để tôn vinh vẻ đẹp đặc biệt của phòng họp.
Phòng họp lớn
Phòng họp diện tích không lớn, nhưng thoáng đãng và dễ chịu
Đây là tiêu chuẩn thiết kế phòng họp nên áp dụng để có không gian đẹp, hiện đại, sang trọng. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn tạo nên một phòng họp chuyên nghiệp cho công ty. Từ đó thể hiện được hình ảnh thương hiệu, đẳng cấp của doanh nghiệp thông qua phòng họp. Hơn nữa cũng có thể tạo dựng môi trường thảo luận chuyên nghiệp và hiệu quả.
