Trong những năm trở lại đây, có nhiều mô hình văn phòng mới lạ được ra đời. Thiết kế văn phòng ảo chính là một trong số đó, hơn nữa rất được ưa chuộng. Nhiều đơn vị dự đoán văn phòng ảo có thể trở thành xu hướng phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Điều này càng chắc chắn hơn do ảnh hưởng từ đại dịch Covid-19 cũng như những lợi ích mà mô hình này mang lại.
Tuy nhiên nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về mô hình văn phòng ảo, cũng như những lợi ích có thể mang lại. Bên cạnh đó, có nhiều người băn khoăn mô hình văn phòng ảo sẽ thích hợp với những doanh nghiệp nào. Để có được giải đáp cho các thắc mắc trên, xin mời các bạn cùng tìm hiểu tại đây.
Mô hình văn phòng ảo là gì?
Mô hình văn phòng được dùng để làm văn phòng đại diện cho một đơn vị, doanh nghiệp. Đây là nơi đại diện đăng ký kinh doanh, cũng như các dịch vụ có liên quan đến công ty như giao dịch, gửi thư, tiếp thị … Những đơn vị không có địa điểm thuê dài hạn thường sử dụng văn phòng ảo để kinh doanh.
Đây là mô hình phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, vừa bắt đầu khởi nghiệp và có chi phí hoạt động hạn chế. Đồng thời mô hình văn phòng ảo cũng rất thích hợp để sử dụng trong thời kỳ giãn cách xã hội, hạn chế ra ngoài.
Mô hình văn phòng ảo thích hợp trong thời giãn cách xã hội
Những nhân viên của các công ty đăng ký văn phòng ảo thường làm việc tại nhà. Nếu cần thì giữa nhân viên với nhau hoặc với lãnh đạo sẽ kết nối thông qua mạng Internet. Họ vẫn thực hiện những công việc như những nhân viên văn phòng thông thường. Tuy nhiên điểm khác biệt là họ sẽ không gặp gỡ nhau trực tiếp, hay làm việc chung trong một không gian.
Những hoạt động như trả lời, tư vấn, chăm sóc khách hàng sẽ được thông qua các thiết bị công nghệ. Các buổi họp, trao đổi thông tin được thực hiện thông qua mạng Internet. Mọi người sẽ không cần họp trực tiếp với nhau.
Những bộ phận chính của thiết kế văn phòng ảo
Văn phòng ảo sở hữu những phần như sau:
- Địa chỉ văn phòng: Đây là nơi tiếp nhận và gửi thư từ, tài liệu, hồ sơ. Địa chỉ văn phòng ảo đã được nhà nước cấp phép đăng ký kinh doanh.
- Lễ tân từ xa: Dịch vụ lễ tân giải đáp các thắc mắc, cung cấp các thông tin cho khách hàng được thực hiện thông qua điện thoại hoặc những phương thức liên hệ phổ biến khác.
- Hệ thống điện thoại và thư kỹ thuật số: Đây là những thiết bị và phần mềm quan trọng để hỗ trợ văn phòng ảo hoạt động ổn định, duy trì tình trạng vận hành hiệu quả. Đồng thời góp phần giúp mở rộng tiếp cận của người dùng với văn phòng ảo.
Thiết kế văn phòng ảo mang lại lợi ích gì?
Sử dụng mô hình văn phòng ảo đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích. Trong đó những lợi ích tiêu biểu nhất bao gồm:
Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp lẫn nhân viên
Văn phòng ảo giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Bên cạnh đấy, nhờ làm việc tại nhà, nhân viên sẽ không cần tốn thời gian hay chi phí di chuyển. Họ cũng tiết kiệm được nhiều thời gian để làm việc hơn. Một số công ty sử dụng văn phòng ảo có thể hỗ trợ thiết bị làm việc cho nhân viên, nên càng tối ưu hóa chi phí.
Tạo sự thoải mái, linh hoạt cho nhân viên
Nhờ được làm việc tại nhà, nhân viên có cảm giác thoải mái hơn. Họ có thể tập trung vào công việc, tăng thêm năng suất lao động. Đây là một mô hình văn phòng rất thích hợp cho những người hướng nội.
Nhân viên có thể tự quyết định không gian làm việc cho riêng mình. Họ có thể giải quyết công việc từ bất cứ vị trí nào mà mình muốn. Đó có thể là khi đang ở nhà hay tại quán cà phê, thậm chí là khi đi du lịch. Điều này tăng thêm tính linh hoạt và tiện lợi cho nhân viên. Và nếu doanh nghiệp muốn quản lý nhân viên thì có thể sử dụng các công cụ lên timeline, đảm bảo hiệu quả công việc.
Tạo dựng chuyên nghiệp và uy tín
Kết hợp với việc có văn phòng ảo để đại diện, doanh nghiệp có thể khẳng định sự đáng tin cậy của mình. Nhờ thế khách hàng có thể tin tưởng và lựa chọn dịch vụ, sản phẩm của đơn vị. Sự hưởng ứng này sẽ góp phần tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín cho doanh nghiệp.
Tạo môi trường làm việc linh hoạt của văn phòng ảo cho nhân viên
Nhược điểm của mô hình văn phòng ảo
Có thể khẳng định những thiết kế văn phòng ảo được đánh giá cao vì mang lại nhiều lợi ích. Tuy nhiên cũng không thể phủ nhận mô hình này còn tồn tại một số hạn chế. Doanh nghiệp nneen chú ý về những điểm này để có thể khắc phục hiệu quả. biết.
Cần đặt lịch hẹn và kế hoạch trước: Khi cần tiếp cận khách hàng, thảo luận với đối tác, doanh nghiệp cần phải hẹn lịch trước. Từ đó mới xác định được thời gian và địa điểm cụ thể để gặp gỡ, trao đổi. Hơn nữa địa chỉ văn phòng không có lễ tân nên cần xây dựng kế hoạch trước khi có lịch hẹn.
Không đảm bảo sự liên kết giữa các nhân viên: Do luôn làm việc từ xa và ít trao đổi trực tiếp, mối liên kết giữa các nhân viên sẽ trở nên lỏng lẻo hơn. Điều này có thể ảnh hưởng đến khối đoàn kết chung của công ty. Vì thế, doanh nghiệp nên tìm biện pháp để nâng cao tinh thần cho nhân viên. Ngoài ra đơn vị cần tìm cơ hội để mọi người tương tác thoải mái, tăng sự liên kết cho doanh nghiệp.
Nên sử dụng thiết kế văn phòng ảo cho đối tượng doanh nghiệp nào?
Mô hình văn phòng ảo thích hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ. Những công ty startup chưa có nền tảng vững chắc về tài chính nên chọn văn phòng ảo. Đây là phương pháp giúp đơn vị tối giản chi phí.
Những công ty startup phù hợp mô hình văn phòng ảo
Ngoài ra, doanh nghiệp muốn đảm bảo an toàn trong đại dịch Covid-19 có thể chuyển sang mô hình này. Sử dụng mô hình văn phòng ảo giúp doanh nghiệp tránh nguy cơ lân lan, phát tán bệnh. Tuy nhiên, những ngành nghề có tính bảo mật cao không thể sử dụng mô hình này. Điển hình là ngân hàng, tập đoàn tài chính,… vì không kiểm soát hoạt động hiệu quả được.
