Khái niệm văn phòng mở
Hiện nay có khá nhiều khái niệm miêu tả về thuật ngữ văn phòng mở. Nhưng nhìn chung, các doanh nghiệp và người dùng có thể hiểu mô hình văn phòng này theo định nghĩa như sau:
Văn phòng được thiết kế theo mô hình không gian mở (open plan office) là những thiết kế nội thất cho các sơ đồ mặt bằng sử dụng không gian rộng, mở. Mô hình này giảm thiểu việc sử dụng các phòng nhỏ, khép kín như văn phòng riêng.
Tại các văn phòng mở, những bức tường và vách ngăn quá cao sẽ bị phá bỏ để tạo thành một khu vực chung. Nhiều người sẽ cùng làm việc trong một không gian chung. Đồng thời những thiết bị phục vụ cho công ty sẽ cùng hoạt động với nhân viên trong văn phòng chung này.
Mọi người cùng làm việc trong một không gian Open Office
Những đặc điểm của văn phòng không gian mở
Văn phòng Open Plan Office được biết đến qua những điểm đặc trưng như sau:
- Loại bỏ tối đa các vách ngăn, những bức tường, các cánh cửa thông phòng.
- Những phòng làm việc riêng, các phòng kín và tách biệt sẽ bị giảm thiểu.
- Sử dụng các tấm panel, vách kính, vách ngăn lửng nếu không thể xóa bỏ việc chia tách các căn phòng.
- Nhân viên trong văn phòng dễ dàng trao đổi, tương tác với nhau hơn.
- Không gian làm việc chung chiếm nhiều diện tích nhất.
Phòng làm việc chung rộng lớn, chiếm nhiều diện tích
Quá trình phát triển của mô hình văn phòng không gian mở
Trên thực tế, Open plan Office đã có một quá trình phát triển rất dài lâu từ thế kỷ trước. Quá trình này có thể tóm lược bao gồm những điểm chính như sau:
Quá trình hình thành và phát triển của văn phòng mở bắt đầu từ gần 100 năm trước. Đó là khi Frank Lloyd Wright tạo ra bố cục mở cho nhân viên văn phòng.
Đến khoảng năm 1968, hệ thống Văn phòng Hành động Herman Miller xuất hiện. Đây được xem là hệ thống văn phòng không gian mở đầu tiên trên thế giới.
Đến những năm 80 – 90 của thế kỷ XX, văn phòng mở thường được định nghĩa là các buồng với những tấm bảng thường có chiều cao lớn. Pogue McLaurin thấy rằng, dường như mỗi người trong văn phòng đang tự tạo một buồng nhỏ riêng cho mình.
Vì thế, từ đó những tấm bảng này bị hạ thấp chiều cao, thậm chí là bị loại bỏ. Những bộ bàn làm việc được kê sát với nhau hơn. Và thế là mọi người trong văn phòng sử dụng chúng một không gian không bị chia tách.
Những vách ngăn đã không còn tồn tại
Mục đích các doanh nghiệp sử dụng mô hình không gian mở
- Giảm chi phí. Văn phòng có không gian mở cho phép chứa nhiều người hơn vào một không gian. Điều này giúp giảm chi phí đầu tư cho diện tích, các vách ngăn, bức tường và cửa, ….
- Tuyển dụng và giữ chân. Đây có thể là quá trình để nâng cấp tổng thể nhằm mục đích duy trì các tài năng cũ. Đồng thời công ty có thể thu hút người mới nhờ cách này.
- Để các nhân viên giao tiếp dễ dàng hơn. Sau khi những bức tường bị bỏ đi, các nhân viên có thể giao tiếp với nhau nhanh hơn. Nhờ vậy cũng tiết kiệm thời gian và công sức hơn.
- Nỗ lực nâng hiệu quả công việc. Sự tương tác giữa các nhân viên nâng cao sau khi những vách ngăn bị xóa bỏ. Họ tăng năng suất làm việc và hiệu quả đạt được.
- Dễ dàng quản lý hơn. Do không còn tường ngăn, doanh nghiệp quản lý nhân viên dễ dàng hơn. Nhân viên yêu cầu phải tự giác và hạn chế làm việc cá nhân trong giờ.
Những hạn chế văn phòng không gian mở
Trên thực tế, cho đến nay văn phòng mở vẫn là một chủ đề gây tranh cãi trong giới thiết kế nội thất. Điều này trở nên nghiêm trọng hơn khi mô hình văn phòng mở bộc lộ nhiều hạn chế như sau:
- Không đảm bảo về bảo mật thông tin. Các doanh nghiệp có nguy cơ mất đi không gian riêng tư để thảo luận và bảo vệ các thông tin, dữ liệu có tính bảo mật cao.
- Nhân viên dễ mất tập trung. Theo nghiên cứu cho thấy, nhân viên văn phòng mở thường cứ 3 phút lại mất tập trung một lần vì những hoạt động xung quanh.
- Nhân viên thấy thiếu thoải mái, tăng áp lực và cảm thấy không được bảo vệ sự riêng tư.
- Khó xây dựng quan hệ với đồng nghiệp.
- Ồn ào khi có nhiều người thảo luận và làm việc, ảnh hưởng công việc của những nhân viên khác.
Một số gợi ý bố trí Open Plan Office hợp lý
Để cân bằng ưu và nhược điểm của văn phòng không gian mở, các doanh nghiệp nên có cách bố trí như sau cho hợp lý:
- Xếp bàn làm việc dối diện nhau: Cách sắp xếp này làm cho lối đi hai bên thông thoáng hơn. Đồng thời đây là cách để hạn chế sự va chạm và tiếp xúc. Hơn nữa, phương án bố trí này sẽ giảm thiểu sự ngột ngạt trong văn phòng. Và khi có công việc cần trao đổi, nhân viên vẫn có thể kết nối nhanh chóng.
- Kết hợp không gian mở và không gian đóng: Sự kết hợp giữa hai hình thức này sẽ giảm đi những nhược điểm của cả hai mô hình không gian. Doanh nghiệp có thể tạo những khu vực phòng riêng để bàn luận hoặc để bảo mật.
- Tham khảo các thiết kế từ văn phòng của Google: Google là một trong những đơn vị đi đầu và thành công khi kiến tạo các Open Plan Office khoa học. Tham khảo văn phòng của họ là một cách hay để bạn giúp văn phòng mình trở nên ấn tượng và hợp lý hơn.
Mẫu văn phòng không gian mở đẹp
Cho dù Open Plan Office không hoàn toàn được tất cả các doanh nghiệp tán đồng thì không thể phủ nhận rằng mô hình này mang lại nhiều ấn tượng cho khách hàng. Hơn nữa, các thiết kế đẹp làm cho văn phòng mở trở nên đặc sắc và độc đáo. Điều này rất dễ thấy qua những mẫu thiết kế dưới đây.
Và rất nhiều dự án thiết kế của chúng tôi. Xin mời các bạn tham khảo tại website chính thức của Wok & Wonders.
